Większa produktywność dzięki szablonom odpowiedzi
Twoi pracownicy tracą czas odpisując na powtarzające się pytania klientów? Zrób listę pytań, na które warto przygotować najlepszą możliwą odpowiedź i zapisz je w formie szablonu. Szablon odpowiedzi pozwoli Ci na szybkie udzielenie wyczerpującej odpowiedzi.
Szablon odpowiedzi składa się z tytułu oraz treści (w formie zwykłego tekstu lub HTML - w zależności od tego jak odpisujesz na maile). Możesz go użyć wygodnie zarówno na ekranie pisania nowej wiadomości, jak również w odpowiedzi na konwersację rozpoczętą przez klienta. Po prostu wybierz szablon z listy i jego treść zostanie umieszczona w oknie pisania wiadomości, do ewentualnej dalszej edycji.
Kiedy warto stosować szablony odpowiedzi?
Szablony najlepiej sprawdzają się w przypadku prostych, powtarzalnych pytań. Mogą one dotyczyć np. kwestii, które są już wyjaśnione na stronie. Osoba zainteresowana nie była jednak w stanie dotrzeć do tych informacji, bądź po prostu chce odpowiedź na swoje pytanie usłyszeć (przeczytać) od żywej osoby, która podpisuje się imieniem i nazwiskiem.
Pamiętaj jednak, że szablon jest jedynie pomocą w udzielaniu odpowiedzi! Nie służy do odpowiadania na maile w kilka sekund po tym, jak wejdą one do systemu. Taki szablon warto odpowiednio spersonalizować czy też uzupełnić o dodatkowe informacje, zanim wiadomość będzie mogła zostać wysłana do klienta.